Шаг 1: КАКОЙ формат работы в вашей компании?
– Какая у вас организационная политика? Допускает ли работодатель удаленную или гибридную работу, есть ли в компании специальные правила, регулирующие различные виды дистанционной работы?

– Какие ежедневные задачи решают сотрудники? Возможно ли качественно выполнять их за пределами офиса без ущерба для результата?

– Используют ли сотрудники специальные инструменты или оборудование в своей повседневной работе?

Ответы на эти вопросы помогут вам решить, какой формат работы лучше всего подходит большинству сотрудников – стационарный, гибридный или дистанционный.

Форматы работы
СТАЦИОНАРНЫЙ
Для сотрудников, которые не могут работать удаленно в силу характера труда, необходимости использовать специальное оборудование, обрабатывать большое количество документов и др.
ГИБРИДНЫЙ
Для сотрудников, которые могут выполнять некоторые из своих задач дистанционно, при этом оставаясь такими же эффективными, как и в офисе.
ДИСТАНЦИОННЫЙ
Для сотрудников, которые могут работать вне офиса полный рабочий день без потерь в качестве результата. Обычно это фрилансеры, самостоятельно обеспечивающие себе комфортную рабочую среду.


Шаг 2: КАКИЕ виды деятельности в вашей компании?
– Какие задачи выполняют сотрудники?

– Какой вид деятельности является доминирующим?

– Преобладает групповая работа или индивидуальная?

– Почему вашим сотрудникам необходимо работать в офисе?

– Какие виды деятельности должны поддерживать офисные локации?

Ответы на эти вопросы приведут к обоснованным решениям относительно планировки офиса и организации рабочих процессов.

Каждое офисное пространство должно включать 4 зоны: административную, рабочую, коммуникативную и лаунж-зону.
Их пропорции и приоритетность будут различаться в зависимости от доминирующего характера рабочих задач.

Рабочие задачи сотрудников можно разделить на следующие категории:

– Рутинные (работа с документацией, написание электронных писем, работа с корпоративным программным обеспечением, обработка данных и др.). Подобные задачи преобладают в компаниях, в которых сотрудники работают индивидуально и не нуждаются в большом количестве технических возможностей, а также специальном пространстве для коллективного взаимодействия, переговоров и т.д.;

– Креативные и организаторские. Такие виды деятельности доминируют в компаниях, которые активно сотрудничают с большим количеством партнеров и сосредоточены на построении продуктивных отношений, обмене идеями, опытом и информацией. В подобных организациях именно коммуникации имеют наиболее приоритетное значение.

– Смешанные. Подобный характер работы сочетает в себе рутинную, коммуникативную и творческую деятельность.

Шаг 3: КАКОЙ формат офиса?
Последний этап принятия решения – это выбор модели обустройства офиса. Как только вы поймете, какой формат работы наиболее эффективный для сотрудников и какие виды деятельности преобладают в вашей компании – вы сможете принять правильное решение относительно обустройства офисного пространства. Следует учитывать, что каждая локация рабочего пространства должна иметь особый характер и максимально способствовать продуктивному выполнению задач.

1. Мобильный офис
Это локация, где выполняются в основном административные задачи. Большая часть офиса предназначена для сотрудников, индивидуально работающих за компьютером. Множество отдельных рабочих зон способствуют максимальной сосредоточенности и концентрации.
2. Опен-спейс офис
Убрав стены, ограничивающие пространство, можно создавать новые зоны, призванные повышать эффективность, мотивацию и самочувствие коллектива. В открытом пространстве большую роль играют локации для коммуникаций, предоставляя сотрудникам комфортные условия для деловых и неформальных встреч, официальных переговоров, тренингов и консультаций.
3. Зональный офис
Предоставляет множество стационарных рабочих мест, расположенных в открытом пространстве. Сотрудники могут легко и свободно перемещаться в соседние локации, предназначенные для коммуникации, отдыха или концентрации. Подобная планировка – идеальное решение, если в офисе существует баланс между индивидуальной и совместной работой, сложные или творческие виды деятельности, требующие коллективных обсуждений и регулярных встреч.

Не существует универсального ответа на вопрос, какой из форматов работы или моделей офисов является наилучшим. Все зависит от специфики вашей компании, количества сотрудников и характера труда.
При выборе формата работы, организации труда и функциональной планировки офиса, не следует поддаваться влиянию модных тенденций. Это важное решение следует принимать, учитывая весь спектр индивидуальных особенностей вашей компании и коллектива. Один из наших клиентов убедился в этом, когда решил создать гибридный офис. Он ориентировался на то, что некоторые из его сотрудников работают по смешанному типу – и в офисе, и дома. К сожалению, организационная культура и доминирующие виды деятельности не позволили модели стать успешной, а новая планировка пространства негативно отразилась на большинстве сотрудников, лишившихся возможности эффективно работать в индивидуальных кабинетах. В результате, мы с клиентом вернулись к первым двум вопросам и нашли правильное решение. Как видите, даже самая трендовая планировка вызовет множество проблем, если она не соответствует особым потребностям вашей компании. Принимайте решения взвешенно и мы вместе обустроим эффективный офис вашей мечты!